A partir de 2001 a été développé le concept d'espaces numériques de travail : « Dispositif fournissant aux acteurs du système éducatif public l’accès à travers les réseaux à la totalité des ressources et outils numériques en rapport avec leur activité ». Dans la foulée le ministère lançait au printemps 2003 un appel à projets et retenait le projet ENTEA (Espace Numérique de Travail en Alsace) de l'académie de Strasbourg. Celle-ci menait déjà une expérimentation depuis 2002 et présentait un projet ambitieux d'espace numérique de travail au périmètre très large : il englobe les activités de toutes les composantes de l'établissement : pédagogie, vie scolaire, communication, administration, et s'adresse à l'ensemble de la communauté : enseignants, élèves, parents, personnels administratifs.

2004-2007 : l'expérimentation

La phase d'expérimentation s'étend de 2004 à 2007. Dès le départ les collectivités (région Alsace, département du Bas-Rhin - le Haut-Rhin les rejoignant en 2005), sont étroitement associées au projet. Un appel d'offres choisit l'ENT Scolastance de la société mulhousienne Infostance.

Comptant au démarrage 15 établissements, l'expérimentation se termine en 2007 avec 45 établissements. Ceci répondait à la demande de l'appel à projet (« un déploiement significatif ») et ce périmètre important sera déterminant pour la réussite de l'opération. Loin des expérimentations « in vitro », le travail en grandeur réelle permet seul d’appréhender les problèmes qui se posent lorsqu'on est confronté à des milliers de connexions simultanées et à la gestion de dizaines de milliers d'utilisateurs.

Tout en ayant conscience des difficultés rencontrées, l'ensemble des partenaires, collectivités et académie, au vu de l'évaluation des utilisateurs, décide en juin 2006 la généralisation de l'espace numérique de travail à l'ensemble des établissements secondaires qui ont décidé la même année d'adhérer au groupement de commandes constitué à cet effet (209 sur 216).

Compte tenu de la nouveauté du produit, l'appel d'offres recourt à une procédure complexe de dialogue compétitif qui va s'étendre de l'été 2006 au printemps 2007.

C'est l'assemblée générale des établissements membres du groupement de commande qui décide en avril 2007 du choix de Scolastance comme outil de la généralisation.

2007-2010 : la généralisation

La généralisation est planifiée sur quatre ans, ce qui permet d'étaler l'effort financier, d'absorber le très gros effort d'accompagnement du changement et de tenir compte de la maturité des établissements dans ce domaine. Pour cela les EPLE ont été invités en décembre 2006 à déterminer la date de leur entrée dans ce qui s'appelle désormais ENTEA2, de la vague 1 (rentrée 2007) à la vague 4 (rentrée 2010).

Des clés pour réussir

Les années 2000 ont vu monter en flèche l'usage des outils informatiques : à côté de ceux utilisés couramment par une très grande majorité d'enseignants (bureautique, messagerie personnelle et usage d'Internet) ou par un plus petit nombre (outils pédagogiques, ressources en ligne), les usages « institutionnels » s'accélèrent, qu'ils soient obligatoires (mutations, accès au dossier personnel, saisie des notes dans les établissements) ou seulement recommandés (messagerie professionnelle, listes de diffusion). Cela représentait évidemment une base de départ favorable pour le lancement de l'ENT mais ne pouvait suffire : pour jouer pleinement son rôle, l’ENT devait devenir le pivot de la vie de l'établissement et modifier durablement aussi bien l'organisation du travail que les relations et la communication dans la communauté éducative. Des formations à l'usage de l'outil ne pouvaient donc suffire.

Un pilotage académique fort, relayé activement dans chaque établissement, devait permettre une mise en œuvre effective et rapide. Dans le respect de l'autonomie des établissements (l’ENT est modulable et sa mise en œuvre se fait au rythme souhaité par l'établissement), il fallait créer les conditions optimales de succès.

C'est ainsi que s'est mise en place l'organisation qui place aujourd'hui l'académie de Strasbourg en tête de ce mouvement.

- Au niveau académique,  les grandes décisions sont prises par un comité de pilotage associant collectivités locales, instances rectorales et prestataire. La mission TICE assure le pilotage opérationnel en s’appuyant sur diverses structures :

- un groupe d'administrateurs pilotes spécialisés, pour une recette métier

- un groupe de six établissements pilotes (trois collèges et trois lycées) qui accèdent en priorité aux nouvelles versions et correctifs pour validation avant diffusion générale.

- des commissions spécialisées assurant le suivi des modules principaux (Notes, Absences, cahier de textes, tableau de bord de l’élève)

- dans chaque établissement un comité de pilotage décide des usages, des fonctionnalités à mettre prioritairement en oeuvre et de leur périmètre. Un administrateur local de l'ENT (enseignant de l’établissement) assure les opérations de base aux moments clés de l'année scolaire (à la rentrée par exemple). Il assure également l'accompagnement des collègues débutant dans l'utilisation. Il est aussi, et ce point est très important, membre de la communauté académique des administrateurs. Une liste de diffusion particulièrement dynamique les réunit et représente un réseau d'entraide, d'échanges de pratiques et de collecte d'informations, sans lequel ENTEA2 n'aurait connu un tel développement. Les administrateurs sont réunis deux fois par an par bassin.

- les nouveaux établissements bénéficient d'un tutorat : un administrateur expérimenté est présent lors de la première réunion du comité de pilotage avec un membre de la mission TICE. Il assiste le nouvel administrateur dans sa prise en main de l'ENT et reste par la suite sa personne référente en cas de problème.

La formation

Les formations d'accompagnement sont de deux types : formations de responsables en regroupements par bassins (administrateur, responsable de la partie Notes, de la partie Absences etc.), et formations en établissement, qu'il s'agisse de stages de découverte, automatiquement associés à l'arrivée de l'ENT, ou de formations d'initiative locale demandées par les établissements).

Et la technique ?

Une des conclusions fondamentales de la période expérimentale a concerné le dispositif technique. L'appel d'offres lancé en 2006 exigeait clairement une solution qui ne nécessitait aucun serveur dans l'établissement. Scolastance est hébergé par une société professionnelle. Il est accessible entièrement par Internet, donc depuis n'importe quel poste connecté, où qu'il soit situé (établissements scolaires, domicile, cybercentre, poste de travail des parents). Il n'y a aucune machine serveur dans l'établissement, aucune opération de maintenance, de protection des données, de sauvegarde ou de mise à jour à la charge des établissements.

Le financement

ENTEA2 est financé à parts quasiment égales par les collectivités (acquisition de la licence, frais annuels de fonctionnement) et l'académie (formation, actions d'accompagnement, rétribution des intervenants de tous niveaux).

Et maintenant ?

Deux enquêtes de satisfaction auprès des collèges et lycées ont révélé parmi les utilisateurs un taux de satisfaction important et remarquable pour un projet d’une telle ampleur et dans un domaine aussi novateur. De nombreuses  améliorations sont en cours mais pour les utilisateurs il n’est déjà plus question de revenir en arrière à un « avant-ENT ». Dans les établissements qui lui ont donné toute sa place l’objectif  du « zéro papier » n’est certes pas atteint, mais tout ce qui touche à la communication interne s’en approche.

Glossaire

ENT : Espace Numérique de Travail. Le concept de portail de services

ENTEA : Espaces Numériques de Travail en Alsace : le projet présenté par l’académie de Strasbourg en 2003 et l’expérimentation de 2004 à 2007

ENTEA2 : plan de généralisation de l’ENT dans l’académie

Scolastance : l’application choisie sur appel d’offre en 2007 pour être mise à disposition de tous les établissements

Administrateur : en informatique personne responsable du fonctionnement et de l’exploitation d’un système. Scolastance étant externalisé, l’administration ne comporte pas de tâches à proprement parler techniques. Les opérations se limitent au paramétrage (quels modules mettre en service, qui peut faire quoi) et aux opérations d’import de données)

Recette : dans un projet informatique c’est la phase où les différents acteurs vérifient que le produit est conforme aux attentes formulées (sous différents aspects : technique, « métier », etc.)

Dialogue compétitif : forme d’appel d’offres où un dialogue préalable avec les fournisseurs candidats permet d’établir le cahier des charges définitif