Dès la phase d'expérimentation, il est apparu indispensable d'associer étroitement les établissements au projet et de bénéficier ainsi de remontées des utilisateurs sur l'application, les usages et les évolutions souhaitables. Les échanges à distance étaient nourris mais il était impossible de faire l'économie de rencontres « physiques ». C’est le rôle des comités d'utilisateurs, devenus comités des administrateurs au moment de la généralisation.

Afin de privilégier les échanges et de tenir compte du nombre d'établissements, les réunions ont été rapidement démultipliées, d'abord au niveau départemental, puis sous forme de trois grands bassins (nord, centre, sud).

Avec la généralisation, le principe de deux réunions annuelles d'une demi-journée a été retenu : précédant les comités de pilotage académiques, une réunion fin novembre permet de faire le bilan des opérations de rentrée, une autre fin mai d'établir un bilan de l'année , de tracer des perspectives et de préparer les opérations de rentrée. Les conclusions de ces réunions, devenues comités des administrateurs, sont présentées au comité de pilotage académique consécutif.

Fin novembre 2009, le nombre croissant de participants (160 établissements, 210 au mois de mai 2010) a nécessité deux journées et demie, pour réunir des groupes de moins de 20 personnes à Mulhouse, Ingersheim, Strasbourg, Soufflenheim et Molsheim. Les réunions associent administrateurs locaux, prestataire et équipe de pilotage de la mission TICE.